Stockage et archivage des documents
Un organisme de formation doit conserver de nombreux documents administratifs, pédagogiques et justificatifs Qualiopi. Les rechercher dans des dossiers éparpillés ou des plateformes tierces fait perdre du temps, augmente le risque d’erreur, et complique les contrôles.
Teetche vous propose une solution unique : tout centraliser au même endroit, dans un espace sécurisé, structuré et conforme. Chaque document est automatiquement associé à la bonne action de formation, sans ressaisie ni export manuel.
Pourquoi centraliser vos documents de formation ?
En centralisant vos documents sur Teetche, vous gagnez :
- En réactivité : vous retrouvez instantanément n’importe quel justificatif demandé par un financeur ou un certificateur
- En sérénité : plus de risque de doublon, de document manquant ou mal classé
- En conformité : chaque pièce est horodatée, liée à une action, et archivée automatiquement selon les standards attendus en audit
C’est aussi un vrai confort de gestion au quotidien : vous n’avez plus besoin d’imprimer, renommer ou sauvegarder quoi que ce soit à la main. Tout est généré, stocké et accessible au bon endroit, au bon moment.
Un espace de stockage structuré et illimité
Sur Teetche, chaque élément que vous créez (fiche de formation, apprenant, convention, émargement, évaluation, etc.) génère ou regroupe automatiquement les documents associés dans l’onglet Documents.
- Stockage illimité inclus dans tous les forfaits
- Structure hiérarchique claire : par action, apprenant, séance, document type
- Aucun quota à surveiller, aucun besoin de supprimer ou trier
- Accès simple, par menu ou depuis le tableau de bord
Vous gagnez en sérénité, tout en respectant les obligations de conservation imposées par la certification ou les financeurs.
Archivage automatique de tous vos justificatifs
Dès qu’un document est généré ou reçu (signature de convention, émargement, attestation, évaluation, etc.), il est :
- Automatiquement stocké dans le bon dossier
- Horodaté
- Classé avec le bon libellé
- Archivé sans aucune action manuelle
Vous pouvez également importer manuellement tout document externe à la plateforme (justificatif entreprise, contrat spécifique, fiche de suivi papier, etc.), afin de garder une traçabilité complète au même endroit.
Chaque fichier, qu’il soit généré automatiquement ou ajouté manuellement, est intégré à votre environnement Teetche. Il devient consultable à tout moment, sans manipulation supplémentaire et reste lié à l’action ou à l’individu concerné.
Documents accessibles à tout moment
Tous vos documents sont accessibles en un clic depuis :
- Le menu Documents global
- La fiche d’un apprenant, formateur, ou groupe
- Le tableau de bord d’une action de formation
- L’historique d’une séance
Vous pouvez les consulter, les télécharger, les partager ou les imprimer sans passer par des outils tiers. Cette centralisation vous permet de répondre rapidement à une demande de l’OPCO, de l’auditeur ou d’un bénéficiaire.
Traçabilité et conformité Qualiopi
Chaque document archivé dans Teetche respecte les attentes du référentiel Qualiopi. Parmi les pièces clés automatiquement générées :
- Les conventions ou contrats signés
- Les feuilles d’émargement
- Les convocations
- Les attestations de fin de formation
- Les résultats des évaluations
- Les preuves de transmission d’information (livret d’accueil, règlement intérieur, etc.)
Chaque document est horodaté et associé à un contexte clair. Vous pouvez prouver qui a reçu quoi, quand, et dans quel cadre. En cas d’audit, vous retrouvez tout en quelques secondes, sans stress ni recherche.
Une base documentaire complète, sans double saisie
Toutes les actions réalisées dans Teetche (création de formation, inscription, envoi de convocation, planification d’une séance ou envoi d’un questionnaire) déclenchent en arrière-plan la génération ou l’archivage des documents concernés.
Cela vous évite :
- Les exports manuels
- Les noms de fichiers à ressaisir
- Les tris fastidieux dans vos dossiers Drive ou Dropbox
- Les oublis de sauvegarde
Chaque document est automatiquement produit, classé, et stocké. Vous pouvez ensuite le consulter ou l’utiliser à tout moment, sans opération complémentaire.
Testez la centralisation documentaire avec Teetche
Pendant votre période d’essai, vous pouvez :
- Créer vos actions de formation
- Inscrire des apprenants
- Envoyer conventions, convocations ou questionnaires
- Générer les documents automatiquement
- Les retrouver classés et accessibles dans votre espace documentaire
Vous souhaitez qu’un conseiller étudie vos besoins ?