Envoi automatique d’e-mails et de relances
Communiquer avec les bons interlocuteurs au bon moment est indispensable pour le bon déroulement d’une formation. Teetche simplifie cette gestion : tous vos e-mails sont centralisés, envoyés automatiquement selon les actions réalisées, et regroupés dans un historique clair et conforme.
Pourquoi centraliser vos envois d’e-mails et relances ?
Dans un organisme de formation, chaque étape du parcours d’un apprenant peut générer un ou plusieurs échanges. Envoi de la convention, convocation à une séance, lien vers un questionnaire, attestation de fin de formation, etc. Ces messages ne sont pas seulement utiles, ils sont souvent exigés.
Teetche centralise ces envois dans un seul espace, en s’assurant qu’ils sont :
- Transmis au bon moment
- Liés à l’action de formation ou à l’apprenant concerné
- Enregistrés et tracés pour preuve ultérieure
Cela vous évite de passer par des outils externes ou de reconstituer l’historique en cas d’audit.
Comment sont envoyés les e-mails dans Teetche ?
À chaque action réalisée dans la plateforme, un e-mail est envoyé : convocation, convention à faire signer, test de positionnement ou encore évaluation, attestation de fin de parcours. Il vous suffit de valider l’envoi ou de l’ajuster si besoin.
Ces messages sont fournis par défaut, rédigés selon les usages professionnels et conformes aux attentes des financeurs. Vous n’avez pas besoin de créer de modèle : tout est déjà prêt.
Lorsqu’un document ou une réponse est en attente (signature d’un contrat, réponse à une évaluation, etc.), la plateforme vous affiche une relance disponible. Vous pouvez alors relancer l’apprenant ou le commanditaire en un clic.
Suivre, relancer et archiver vos envois
Tous les e-mails envoyés depuis Teetche sont consultables dans un menu dédié : “E-mails et relances”. Cet espace vous permet de :
- Filtrer les messages par formation, apprenant ou type d’envoi
- Effectuer une recherche par mot-clé
- Trier les messages par date
- Voir les statuts d’envoi et de relance
- Exporter un tableau complet pour archivage ou audit
Chaque message est daté, lié à un utilisateur, et rattaché à une action de formation précise. Vous disposez ainsi d’une preuve complète et structurée de vos communications, à produire si nécessaire dans un cadre qualité ou réglementaire.
Testez gratuitement les envois d'e-mails avec Teetche
Avec l’essai gratuit de Teetche, vous pouvez tester toutes les étapes clés.
- Inscrire un apprenant
- Générer vos premiers documents
- Envoyer vos convocations et attestations
- Visualiser les relances disponibles dans le tableau de bord
- Accéder à l’historique des e-mails envoyés
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