Planning des séances de formation
Bien planifier, c’est poser les bases d’une organisation fluide et conforme. Une séance mal définie ou mal communiquée peut entraîner des absences, des retards, des oublis d’émargement ou une non-conformité documentaire.
Teetche vous permet de créer, suivre et automatiser toutes vos séances de formation depuis un seul espace. Vous gagnez du temps, vous centralisez vos informations, et vous améliorez la lisibilité de votre calendrier pédagogique.
Trois types de séances pour s’adapter à votre réalité
Teetche vous propose trois formats pour couvrir tous les cas de figure rencontrés dans vos actions de formation :
- Séance individuelle : idéale pour les rendez-vous en tête-à-tête ou les visios personnalisées.
- Séance de groupe : pour toutes les sessions avec plusieurs participants, en présentiel ou à distance.
- Créneau réservé : un bloc de temps réservé à l’avance, sans apprenant encore affecté, à compléter plus tard.
Chaque type de séance déclenche automatiquement la génération des documents nécessaires et s’intègre dans le tableau de suivi.
Créer une séance pas à pas dans Teetche
Depuis le menu “Séances”, la création est intuitive :
- Sélectionnez le type de séance souhaité.
- Renseignez la date, l’heure de début, la durée et le lieu (présentiel ou en ligne).
- Associez un ou plusieurs apprenants, ou laissez la séance vide si vous utilisez un créneau réservé.
- Ajoutez si besoin un titre interne, une note ou un lien de visioconférence.
- Validez : la séance est ajoutée au planning et connectée aux autres outils (convocation, feuille d’émargement, tableau de bord).
Envois automatisés et rappels intégrés
Dès qu’une séance est créée, Teetche peut automatiquement :
- Envoyer un email récapitulatif à l’apprenant
- Notifier le formateur
- Ajouter la séance au calendrier intégré
- Programmer un rappel automatique trois jours avant la date prévue
Ces actions évitent les oublis, réduisent les allers-retours logistiques et améliorent la ponctualité des participants.
Feuilles d’émargement générées à chaque séance
À chaque séance planifiée, Teetche génère immédiatement une feuille d’émargement adaptée :
- Version imprimable si vous travaillez encore sur papier
- Version numérique à signer électroniquement pour les formats digitalisés
- Lien de signature sécurisé envoyé à l’apprenant
- Document archivé automatiquement dans le dossier de formation
Aucune manipulation manuelle n’est requise. Le système s’occupe de tout, dans le respect des exigences Qualiopi.
Suivi centralisé dans votre tableau de bord
Toutes les séances sont listées dans un tableau clair et consultable à tout moment. Vous y voyez :
- Les informations essentielles (date, heure, type)
- Les apprenants affectés
- Le statut de la séance (prévue, réalisée, annulée)
- Les signatures effectuées ou manquantes
- Les alertes éventuelles (séance sans apprenant, signature en attente, conflit de dates)
Vous gardez le contrôle sur l’ensemble de votre planning, même si vous gérez plusieurs groupes en parallèle.
Conformité Qualiopi assurée
Le module “Séances” de Teetche a été conçu pour répondre aux attentes des auditeurs et des financeurs :
- Preuve de planification des actions
- Lien avec les convocations et les feuilles de présence
- Traçabilité des ajustements, absences ou reports
- Cohérence entre le calendrier, les conventions et les émargements.
Vous sécurisez ainsi toute la chaîne administrative de votre formation, de la planification à la preuve de réalisation.
Essayez gratuitement la planification des séances
Avec Teetche, vous pouvez tester gratuitement la planification des séances et toutes ses fonctionnalités associées pendant 1 mois.
- Création illimitée de séances
- Génération automatique des feuilles d’émargement
- Envois automatiques et rappels intégrés
- Suivi en temps réel dans le tableau de bord
- Conformité documentaire garantie
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